Ders 17 : Günlük Performans Takibi ve Raporlamalar

Paylaş :

Şirketlerin ve dolayısıyla biz çalışanların aylık, çeyrek ve yıllık hedefleri vardır. En detayda aylık olarak hedef olur genelde. Ancak bu aylık hedefi tutup tutamadığımıza iş işten geçtikten sonra ay sonunda bakmamızın bir anlamı yok. Ay bitince elbette ki raporlanacaktır (Satış raporu örneğin). Ancak bu hedeflerin gidişatına göre nasıl gerçekleşeceğini günlük olarak takip etmeliyiz. Bunun için her sabah bakacağımız raporlarımız olmalıdır. Gidişat kötüse anlık müdahale etmemiz önemlidir çünkü. Kim edecek? Biz edeceğiz tabi.

Anladık tamam dediğinizi duyar gibiyim 🙂 Peki nedir bu raporlar kardeşim? Bir kere ticari pazarlamacı olarak kategori bazlı cirolarınızı günlük takip etmelisiniz. Aşağıya içecek sektöründe faaliyet gösteren bir firmaya ait örnek bir tablo ekliyorum. Günlük satış raporu tablomuz üzerinden konuşalım. Başlıyoruz.

Satış Raporu Ticari Pazarlama

Bu sabah ayın 11’i olduğunu farz edelim. Bu sabah gelecek rapor ilk 10 günün toplamı olmalı. Yani ayın başından bu yana. Ecnebiler buna Month to Date (MTD) derler. Her sabah gelecek olan bu raporda kategori bazlı hedef, MTD gerçekleşen, bu şekilde giderse kaç ile kapatır tahmini ve son olarak da yüzde gerçekleşmeler olmalıdır. (Not: tahmini kapanış ilk 10 günkü ciroyu 10’a bölüp 30 ile çarpmak ile hesaplanıyor. Kimi şirketler ise gerçekleşen işgünü sayısına bölüp o aydaki toplam işgünü sayısına çarparak yapıyor. Öyle olsaydı örnek olarak 9’a bölüp 26 ile çarpardık, ayın pazar günlerine bağlı olarak…)

Bu arada yukarıda 1.000.000TL yazıyor. Bu ne demek kardeşim? Örneğin çayda 76,1 milyon liralık bir hedefimiz var. Diğer tüm kategorilerde de milyon TL büyüklüğünde hedefler var. Tutup da tablonun içinde heryer sıfırlarla dolu rapor yapma. Kötü görünüyor zira… Yani rapora yukarıya parantez içinde (Milyon TL) yazarsak; hücrelerde çay hedefine 76.100.000 TL yazacağımıza 76,1 yazarız. İşleri sade yönetmeliyiz. Sevdiğim bir söz vardır, söyleyenin ağzına sağlık: “Less is more…” Düşündükçe daha da beğeniyorsun bu lafı 🙂

Günlük Satış Raporu Nasıl Okunur?

Tabloyu tanıdık anladık. Gelelim nasıl okuyacağımıza… Şirket olarak gidişatımız fena değil %99 hedef gerçekleşme ile gidiyoruz. Kategori bazlı bakarsak; çayda hedefi yapacak gibiyiz, kahve ve meyve suyunda gaza basmamız lazım. Bizi geriyen çeken alt kategoriler neler? Çayda işler yolunda gitse de bardak çayda sorunumuz var, nerden geliyor buna bakacağız. Kahvede ise çözünebilir kahve denen 3’ü 1 aradalar cortlamış. Meyve suyunda da %100’de sıkıntı var. Bu 3 alt kategoriye bir şey yapmak lazım ama nereye yapmak lazım? İşte bunun cevabı için ise aynı raporun yan sheetinde olması gereken bunun kanal kırılımlısı. Aşağıya örneği ekliyorum hemen:

Satış Raporu Ticari Pazarlama

Kötü giden bardak çayda tüm kanallarda sıkıntımız var. Kampanya olsun reklam olsun gaza basan bir rakibimiz olabilir. Önemli 1-2 kalem üründe üretim/sevkiyat sorunu olabilir… Sebebi bulup doğru tedavi uygulamalıyız. Tedavi yöntemi örneklerini şu dersimizde işlemiştik hatırlarsanız.

Çözünebilir kahve de ha keza öyle bakmalısınız. Satış raporu tablosunu inceleyip kanallarla konuşup, mağaza ziyaretleri ekleyip öyle yapmalısınız.

Dananın Kuyruğu Burada!

%100 meyve suyunda ise muhtemel sorunu şöyle örneklendirelim: İş bilmez bir ticari pazarlamacı, bu GK ve YZ ekipleri %100 meyve suyu satamıyor, tüh reziller sizi diye bodoslama girer konuya. Oysa ki durum gerçekte öyle olmayabilir. Bu ulusal zincirciler de maşallahı var %115 ile gidiyorlar demek yerine detaya bakılmalı.

Bu tabloda muhtemel konu şudur: Önemli bir ulusal zincir müşterisine (Örneğin Fikros) baba bir üründe ciddi bir iskonto verip yüklü mal satılmıştır. Raf fiyatında da patron çıldırdı aktivitesi gibi fiyat yapılmıştır. Bu raf fiyatını gören yerel zincir ve geleneksel kanal müşterileri ise bizim ona mal satmaya çalışan ekiplerimize “Yeğenim siz şirket olarak Fikrosta bu ürünü 3 kuruşa sattırıyorsunuz, sonra bana da öyle bir fiyat veriyorsun ki 4 kuruştan aşağı satmam zarar demek. Size Fikrosla mutluluklar, malınızı da almıyorum ve satmıyorum!” derler.

E noldu şimdi. Hem Fikrosta çok derin indirim yaptık o kadar aktivite bütçesi harcadık, hem de şirkette hedefi tutturamıyoruz. Demek ki kanallar arası dengeyi iyi yönetmek lazımmış. Demek ki satışçılar sizin belirlediğiniz kriterler dışında kafasına göre kampanya yapmamalıymış… Bunu yöneten kişidir ticari pazarlamacı…

Bir de gelenksel kanal için ruta uyum, fatura başarı oranı, fatura kesilen nokta sayısının bulunduğu günlük takip formatı da oluşturursanız bunlar size temel olarak yeter. İşinize göre temel ihtiyaçlar da var ise o tarz raporlar da talep edebilirsiniz. Kimden? Bu raporları düzenleyen IT’deki ilgili arkadaştan.

Ruta uyumu ekleyin.

Fatura başarı oranını ekleyin.

Fatura kesilen nokta sayısını ekleyin.

Hedef gerçekleşme oranını ekleyin.

Bakiye alacak tutarını da ekleyin.

Ne bileyim ekleyin işte…

Hadi kalın sağlıcakla…

İyi günler dilerim.